Bearbetar du verkligen mailen/chatten - eller undviker du bara något viktigare?

Mia Breitholtz Söderström Författare

Handen på hjärtat – använder du mailen eller chatten ibland som ett sätt att distrahera dig själv?

Inte för att du faktiskt måste kolla utan för att det är enkelt, tillgängligt och ger en känsla av att du i alla fall gör något?

Kanske är det när du skjuter upp en uppgift som känns lite för stor eller jobbig att ta tag i just då. Kanske när du sitter i ett möte där du inte behöver vara fullt närvarande, eller bara i de där små mellanrummen under dagen när det är lätt att plocka upp telefonen och “kolla lite snabbt” – ett mail, en Teams-notis, ett Slack-meddelande...

Det som gör det här så lurigt är att både mail och chattar ger oss samma känsla: att vi är upptagna, att vi är responsiva, att vi “håller igång”. Men frågan är om vi faktiskt jobbar med rätt saker – eller om vi mest reagerar på det som råkar dyka upp.

Många jag möter beskriver hur deras dagar fragmenteras av just de här små avbrotten, och hur det som egentligen är viktigt gång på gång får stå tillbaka när inboxen eller chatten pockar på.

Så jag vill skicka med några frågor som kan vara värda att reflektera över:

👉 Vad skulle hända om du lät det gå ett par timmar mellan gångerna du kollar mail och chattar, istället för att vara där hela tiden?

👉 Vad skulle hända om du avsatte några tydliga tillfällen varje dag där du hanterar både mail och chattar mer strukturerat och fokuserat?

👉 Och vad skulle hända om du testade att ta bort mail – och kanske till och med vissa chattnotiser – från telefonen, åtminstone under en period?

Den spontana invändningen brukar vara att allt kommer att svämma över, eller att man missar något viktigt – men ganska ofta händer faktiskt motsatsen. När vi inte reagerar direkt på varje mail eller varje ping i chatten sänks tempot, vi svarar mer genomtänkt och minskar risken för missförstånd, halvfärdiga svar och onödiga vändor fram och tillbaka.

En annan vanlig tanke är att vissa saker kräver snabba svar, och det stämmer ju ibland – men då är frågan om mail eller chatt verkligen är rätt kanal från början, eller om vi har vant oss vid att använda dem som något de egentligen inte är.

För kan vi verkligen förvänta oss att någon sitter redo att svara hela tiden, oavsett om det är i inboxen eller i en chatt? Och vill vi själva jobba så?

Jag vet inte exakt hur din arbetssituation ser ut, men jag vet att väldigt många av oss överskattar behovet av att ständigt kolla både mail och chattar, och att det ofta handlar mer om vana än om verkliga krav.

Jag hoppas att ovanstående gav dig inspiration att testa ifall det inte redan är något som du hanterar på ett bra sätt.

Prova under en dag eller en vecka och se vad som faktiskt händer med både ditt fokus och ditt flow.

 PS Passa gärna på att anmäl dig till TimeFinders workshop-retreat Fokus & Flow - Bli fokuserad, lugn & effektiv på jobbet!  Mer info och när nästa tillfälle ges hittar du om du klickar på länken (fetmarkerad ovan).