Bokar du eller blir du bokad? – Så tar du kommandot över din tid och kalender!

Mia Breitholtz Söderström Författare

Många jag möter har fullbokade kalendrar, inkorgar eller chattar som svämmar över och en känsla av att aldrig riktigt hitta eller äga sin tid.

Känner du igen dig? Är din kalender öppen för att bli inbokad på möten och aktiviteter som andra tycker att du ska göra – eller har du tagit kommandot och bokar in det du faktiskt behöver, vill och ska göra?

Varför är detta viktigt?

När kalendern styrs av andras behov är det lätt att hamna i ett läge där du ständigt reagerar istället för att agera. Du blir en passagerare i din egen arbetsdag.

Men tänk om du kunde vända på det? Om du tog kontrollen och planerade in det som är viktigt för dig – innan kalendern fylls av andras önskemål?

Planera mer än bara dagen

De flesta planerar sin dag eller vecka. Men verklig kontroll kommer när du även tar höjd för det som du vet kommer att kräva tid längre fram.

Fråga dig:

• Har jag återkommande möten som kräver förberedelser?
• Finns det möten som innebär efterarbete?
• Har jag månads- eller kvartalsrapporteringar som alltid tar tid – och som ofta leder till sena kvällar för att kalendern är fullbokad med annat?

Om svaret är ja, boka in tid för dessa saker redan nu. Det gör det lättare att tacka nej till eller skjuta på mindre viktiga aktiviteter när det behövs.

Boka tid för fokus och återhämtning

Många av de jag utbildar eller coachar behöver återkommande tid för fokus, administration eller att bara komma ikapp. Om du bokar in detta regelbundet kan du dessutom styra inkommande uppgifter till dessa tider.

Ett tips är att flagga mail med datum – då har du alltid en uppdaterad att-göra-lista framför dig och slipper fundera över vad du ska göra när din egen tid väl kommer. Detta går att göra i de flesta mailsystem och på våra Outlookutbildningar går vi igenom detta i detalj.

Men blir inte kalendern helt full?

En vanlig invändning är att det känns som om kalendern blir helt låst om man bokar in eget arbete. Lösningen kan då vara att använda funktioner som ”tillgänglig”, ”preliminär” eller ”upptagen” i Outlook (eller motsvarande i andra system). Då signalerar du både för dig själv och andra vad som gäller – utan att stänga alla dörrar.

Fördelarna med att ta kommandot

När du börjar boka in tid för det som är viktigt för dig:

• Får du bättre överblick och känsla av kontroll vilket ofta minskar stress.
• Blir det enklare att prioritera rätt när nya mötesförfrågningar kommer.
• Skapar du utrymme för både fokus och återhämtning – inte bara reaktivt arbete.

Och nej, det hindrar inte andra från att skicka mötesförfrågningar. Men du får en chans att snabbt avgöra om det du redan har planerat är viktigare – och om du behöver planera om.

Så kommer du igång

1. Avsätt 10 minuter varje dag för att se över din kalender.
2. Boka in tid för förberedelser och efterarbete kring möten.
3. Lägg in återkommande block för fokus, admin och "kom ikapp".
4. Använd kalenderfunktioner för att visa vad som är tillgängligt, preliminärt och vad som är "låst".

När du tar kommandot över din tid blir du mindre stressad, mer fokuserad och får större möjlighet att göra det som verkligen är viktigt.

Intresserad av att lära dig mer? Kika då t ex på vår digitala halvdagsutbildning "Prioritera & planera - Skapa överblick, framförhållning och struktur" (datum kommer snart men du kan redan nu anmäla intresse för förtur och "early-bird" pris) 

och/eller "Jobba effektivare & smartare i Outlook - live via Zoom"