Web_header_2.0

En otroligt vanlig orsak till att vi har svårt att fokusera och koncentrera oss på arbetsplatsen är att vi ständigt blir avbrutna. Till stor del av oss själva (det kommer ytterligare en utmaning på temat lite längre fram) men också att andra "stör"/avbryter oss när vi är mitt uppe i något.
 
Detta gäller oftast oavsett i vilken typ av kontorsmiljö vi sitter men det kan vara lite olika knep som vi behöver ta till för att kunna sitta ostört.
 
Har du ett eget rum och kan stänga dörren så gör det vid behov och sätt en tydlig lapp på dörren om när du blir tillgänglig igen.
 
Sitter du i ett klassiskt kontorslandskap så försök i första hand att sätta dig i ett tyst rum, konferensrum eller liknande.

Det är tyvärr inte helt ovanligt att det är stor brist på rum eller utrymmen att sätta sig i för fokusarbete.

Så kanske kan det vara en idé att göra som ABB i Olofström och inför stör-ej-systemet Flowlight med gröna eller röda lampor som "läser av" vad du håller på med för tillfället och signalerar utifrån det. Dock verkar detta än så länge vara på utvärderingsstadium och inte helt tillgängligt på marknaden än. Läs mer här: https://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=1650&artikel=6924472 

Behöver du vara kvar på arbetsplatsen kan det vara ett knep att sätta sig på ett annat våningsplan eller helt enkelt byta plats med en kollega på en annan avdelning. Vitsen med det här är att du dels inte kommer att bli avbruten lika mycket av andra som har frågor till dig och dels att samtalen som kanske pågår runt dig är irrelevanta. Det blir då lättare för hjärnan att koppla bort samtalen runt omkring eftersom det inte berör dig på samma sätt som de kan göra när dina närmaste kollegor börjar diskutera något.
 
Använder du de klassiska hörlurarna så hjälp dina kollegor genom att vara noga med att ta av och på dessa under dagen så att det blir lättare för dem som faktiskt vill försöka respektera att du vill sitta ostört till och från.

Ständigt lurar på blir lätt "urholkat" och då kommer folk fram ändå.

Lycka till så hörs vi om en vecka igen!
 

Om du gjort utmaningarna så här långt har du förhoppningsvis ett rensat skrivbord och en mer eller mindre tom inkorg. Nu går vi vidare och avlastar huvudet från en hel del bråte som kanske ligger där och påminner och påminner och säkert ganska ofta när du inte kan göra något åt det.
 
Faktum är att vi inte kan hålla speciellt många saker i huvudet samtidigt. Det blir ganska snabbt "overload" och vi känner oss stressade och glömmer lätt bort saker.
 
Hur fantastisk hjärnan än är på många sätt så har den inte alltid en förmåga att komma ihåg saker just precis NÄR vi behöver komma ihåg.
 
Sättet hjärnan hanterar påminnelser är att loopa dom om och om igen för att vi ska komma ihåg och det är ju lite slöseri med resurser eftersom vi då inte har så mycket kapacitet kvar till att t ex tänka ut nya saker.
 
Så utmaningen den här veckan är att steg 1 försöka tömma huvudet på så mycket som möjligt och steg 2 se till att du framöver samlar in påminnelser på andra ställen än i huvudet.

Gör så här:

Som hjälp för att tömma huvudet kan du göra bifogad övning för att avlasta hjärnan och skapa externa påminnelser.

Framöver ser du till att i så stor utsträckning som möjligt tömma huvudet direkt när det dyker upp något som du vet att du behöva komma ihåg och kanske dessutom behöver bli påmind om vid ett speciellt tillfälle. 
 
Min rekommendation är att försöka styra så mycket som möjligt av dina påminnelser till ett och samma ställe. Ett bra sätt för många av oss som hanterar mejl dagligen är att faktiskt skicka mejl till sig själv, för att sedan bearbeta detta genom att ställa sig frågorna VAD, NÄR, VAR som vi gick igenom förra veckan.

Det finns inbyggda funktioner i många telefoner så som Siri, röstmemo osv där du kan prata in meddelanden och skicka till dig själv. Ibland räcker det också med några ord i rubriken på ett mejl för att du ska känna att du avlastat huvudet för stunden och på ett strukturerat sätt kan ta hand om det när du hanterar dina mejl.  
 
Se också till att andra inte använder dig som sin komihåg-lista. Har du personer i din omgivning som gärna säger "Kan du påminna mig om...", eller i förbifarten vill lämpa över en uppgift på dig så försök att skjuta tillbaka ansvaret genom att be personen sätta en egen påminnelse eller t ex skicka dig ett mejl kring uppgiften för att du ska slippa ha den i huvudet.
 
Redo? 

Lycka till!

Förra veckan handlade utmaningen om att rensa både det fysiska och det digitala skrivbordet. Hoppas att den utmaningen gick bra och att du nu har ett alldeles tomt skrivbord :-).

Den här veckan går vi vidare och både rensar och får kontroll över inkorgen i mailen.

Gör så här:

Skapa en mapp i mailen som t ex heter "Gamla mail till och med 180506" som i skrivande stund är gårdagens datum (Ja, det är meningen att vi ska tömma allt i inkorgen utom det som hunnit komma in nu på morgonen).
 
Nu ska du flytta alla mail från inkorgen till den nyss skapade mappen och beroende på system kan det se lite olika ut. Nedan följer 2 exempel:
 
För Outlook - Om du sorterar dina mail efter datum i inkorgen kan du ställa dig på rubrikerna "Förra veckan", "Två veckor sedan" osv hela vägen till rubriken "Tidigare".

Markera alla dessa rubriker samtidigt genom att hålla nere "Shift" eller ställ dig på rubrikerna en och en. Högerklicka och välj "Flytta". Om din skapade mapp inte dyker upp direkt som ett val kan du klicka på "Annan mapp" så hittar du den i strukturen.

För G-mail -  välj "markera alla", gå till mappsymbolen och välj "Flytta till". Har du något annat mailsystem går det säkert även där att markera alla och flytta till en mapp.

Lätt som en plätt att rensa inkorgen genom att tömma den, men du ska från och med nu se till att få full kontroll över inkorgen och det gör du genom att bearbeta varje inkommande mail och svara på frågorna:

 VAD är nästa steg/nästa konkreta åtgärd med det här mailet? (du fattar ett beslut)

VEM ska göra det? (säkerställ att det verkligen är du - annars tilldela/delegera)

NÄR ska du göra det? (planering och priortering)

VAR hör mailet sedan hemma? (struktur)

Ovanstående frågor innebär att du läser mailet så pass långt att du kan fatta beslut om att t ex:

Slänga - allt som inte kräver någon åtgärd och som inte behöver sparas. OBS! Extra viktigt att tänka på nu när GDPR börjar gälla 25/5.

Svara på/ åtgärda direkt - allt som tar mindre än ca 5 minuter att göra (kan även innebära att aktivt säga nej till något, arkivera i mapp eller t ex delegera till andra som ska/bör göra uppgiften). 

Sätta en påminnelseflagga med datum och tid ifall mailet behöver följas upp senare. 

Skriva upp på "Att Göra"- listan – allt som tar mellan ca 5-30 minuter. Använd helst mailprogrammets uppgiftslista för att lätt kunna sätta påminnelse, markera som slutförd mm. 

Planera in i kalendern – allt som du uppskattar tar mer än ca en halvtimme att göra, eller som måste göras en viss dag eller en viss tid.

När du fattat ett beslut, dvs VAD, konstaterat att det är du (VEM) och eventuellt NÄR du ska åtgärda om inte direkt så är det dags att bestämma ett VAR och flytta mailet från inkorgen!

OBS! Alla mail du flyttade över till en separat mapp när du tömde inkorgen kan du, om det känns nödvändigt, bearbeta på samma sätt som ovan tills du känner att det mesta blivit bearbetat. 
 
Lycka till med veckans utmaning så hörs vi igen nästa måndag och då handlar det om att avlasta huvudet och skapa externa påminnelser.

PS. Vill du veta precis hur du ska jobba i Outlook och på plats få en massa saker gjorda har vi dels en utbildning i Personlig Effektivitet & Outlook den 25/5 och Jobba Effektivare med Outlook som verktyg den 4/6 som du kan läsa mer om här: TimeFinders öppna utbildningar  DS

För dig som redan jobbar med "Clean Desk Policy" får du istället i uppgift att införa "Clean Desktop Policy" dvs på datorn (mer om det längre ner).

En viktig del när det gäller att kunna fokusera på det du håller på med för tillfället är att det inte finns massa saker som riskerar att distrahera dig. Därför kommer du som en första utmaning få införa en s k  "Clean Desk Policy".

Gör så här:

Rensa bort ALLT som du inte jobbar med för tillfället och se till att skrivbordet blir helt rent.

Har du bara 5 min så lägger du allt i en kartong (eller hög) och stoppar i ett skåp eller ställer ned på golvet och så ser du till att du håller rent på skrivbordet under resten av veckan för att testa hur det känns. Lägg dock gärna också minst 5 min om dagen på att rensa det som du lagt i kartongen (högen).

Har du mer tid så ser du till att gå igenom allt material och lägger in påminnelser i din digitala kalender och skriver upp saker du behöver komma ihåg på en digital att göra listan. 

När du går igenom materialet ser du till att slänga allt som redan finns digitalt, skanna in sånt som du kan behöva tillgång till osv så att du verkligen gör dig av med så mycket som möjligt.

Ett tips är att använda program som OneNote (rekommenderas starkt ifall du använder Microsoft Office då det funkar bra med Outlook och andra Office program) eller Evernote för alla dina anteckningar och sånt du behöver samla på dig framöver.

Måste du spara fysiskt så lägger du de olika dokumenten, lapparna, anteckningarna mm i separata plastmappar för att lätt hålla ordning.

Dessa kan du lägga undan för de ska INTE ligga framme utan du tar fram det du behöver när kalendern eller att göra listan påminner dig.

"Clean Desktop Policy" - Som en "quickfix" skapar du upp en digitalmapp dit du flyttar in alla dokument så att det blir mer eller mindre rent på datorns skrivbord (med undantag för smarta genvägar som du använder dagligen osv).

Lägg sedan minst 5 minuter varje dag på att rensa upp i mappen, skapa genvägar till det du behöver ha snabb tillgång till men se till att genvägarna döljs i en mapp och inte distraherar dig.

OBS! viktiga dokument bör alltid ligga på någon typ av server och du kan istället ha genvägar på datorn för att snabbt hitta till rätt mapp, alltid ha tillgång till det senast uppdaterade och inte riskera att bli av med dokument om datorn kraschar eller blir stulen. Ligger det i molnet (OneDrive, SharePoint, Dropbox mm) kan du synka det du behöver ha på datorn så har du även tillgång när du är offline.

Lycka till!

Nästa måndag kommer utmaning nr 2 om hur du skapar kontroll över inkorgen!

Det finns platser kvar på vår öppna utbildning i Personlig Effektivitet & Outlook den 25/5. Utbildningen kommer att hållas på Drottninggatan 71 i Stockholm. Om du anmäler dig tillsammans med en kollega/vän så får ni båda två 1000 kr rabatt på kursavgiften.