Web_header_2.0

2018 > 05

Förra veckan handlade utmaningen om att försöka undvika att andra stör eller avbryter dig när du verkligen behöver fokusera och koncentrera dig på något. Den här veckan går vi vidare till att försöka minska antalet gånger du stör eller avbryter dig själv.
 
Många av oss är otroligt impulsstyrda och till viss del kan vi skylla det på hur vår hjärna fungerar då den är "byggd" för att leta efter saker som förändras i vår omgivning, att reagera på distraktioner och på det som är nytt. Vi hade inte överlevt utan den funktionen för 40 000 år sedan men i dagens samhälle ställer den ganska ofta till det för oss, speciellt när vi verkligen behöver kunna sitta fokuserat och koncentrerat med en sak i taget. 
 
Genom att lära dig hur du kan göra för att övervinna impulsen att hoppa från det ena till det andra kommer du bli bättre på att fokusera på en sak i taget och minska eventuell stress.
 
Eftersom vi har lovat att dessa utmaningar ska vara enkla och mindre tidskrävande så kommer här ett antal tips som bara tar några minuter att genomföra men som kan göra stor skillnad.

 

Gör så här:
 

Börja med att stänga av så många notiser, "pop-up", ljud osv som möjligt på datorn, mobilen och surfplattan. Gör det helst inte bara i stunden utan försök behålla dessa inställningar framöver.

Se också till att under veckan som kommer helt enkelt stänga ner mejlprogrammet, sätt telefonen på ljudlöst och lägg undan den om du bestämt dig för att ägna din uppmärksamhet åt något särskilt under t ex en halvtimme eller en timme. 

Bestäm dig sedan för att vid minst tre tillfällen varje dag försöka hindra en impuls som säger att du bara måste kolla mejlen, växla mellan arbetsuppgifter, kolla Instagram, titta på telefonen eller vad det nu kan vara.
 
En väldigt bra metod för att bli mindre impulsstyrd är att utöva mindfulness. Nedan följer därför en enkel andningsövning. 

 

Blunda och ta ett djupt andetag.
Bestäm dig för att under någon minut följa ett andetag i taget med hela din uppmärksamhet.
Bli medveten om hur det känns när du andas in och när du andas ut.
Följ andetaget hela vägen in och hela vägen ut.
Om tankarna glider iväg på annat håll är det bara att notera det och gå tillbaka till att fokusera uppmärksamheten på själva andetaget.
 

 

Detta är en bra övning för att träna upp din impulskontroll och därmed även din fokus- och koncentrationsförmåga. När du fokuserar på andetaget övar du upp din förmåga att hålla kvar uppmärksamheten på en sak i taget.
 
Övningen är också bra att göra ifall du känner att stressen kommer krypande. Att andas långsamt och djupt har en direkt lugnande effekt på hjärnan och kroppen och du kan tänka klarare och slappna av bättre. Gör gärna denna övning några gånger om dagen. Börja med någon minut per gång och försök att efter hand förlänga tiden.
 
Kom ihåg att ha tålamod och ta det ett steg i taget. Varje gång du lyckas hindra en impuls eller pausa och fokusera på något eller några andetag är jättebra!

Lycka till!


 

En otroligt vanlig orsak till att vi har svårt att fokusera och koncentrera oss på arbetsplatsen är att vi ständigt blir avbrutna. Till stor del av oss själva (det kommer ytterligare en utmaning på temat lite längre fram) men också att andra "stör"/avbryter oss när vi är mitt uppe i något.
 
Detta gäller oftast oavsett i vilken typ av kontorsmiljö vi sitter men det kan vara lite olika knep som vi behöver ta till för att kunna sitta ostört.
 
Har du ett eget rum och kan stänga dörren så gör det vid behov och sätt en tydlig lapp på dörren om när du blir tillgänglig igen.
 
Sitter du i ett klassiskt kontorslandskap så försök i första hand att sätta dig i ett tyst rum, konferensrum eller liknande.

Det är tyvärr inte helt ovanligt att det är stor brist på rum eller utrymmen att sätta sig i för fokusarbete.

Så kanske kan det vara en idé att göra som ABB i Olofström och inför stör-ej-systemet Flowlight med gröna eller röda lampor som "läser av" vad du håller på med för tillfället och signalerar utifrån det. Dock verkar detta än så länge vara på utvärderingsstadium och inte helt tillgängligt på marknaden än. Läs mer här: https://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=1650&artikel=6924472 

Behöver du vara kvar på arbetsplatsen kan det vara ett knep att sätta sig på ett annat våningsplan eller helt enkelt byta plats med en kollega på en annan avdelning. Vitsen med det här är att du dels inte kommer att bli avbruten lika mycket av andra som har frågor till dig och dels att samtalen som kanske pågår runt dig är irrelevanta. Det blir då lättare för hjärnan att koppla bort samtalen runt omkring eftersom det inte berör dig på samma sätt som de kan göra när dina närmaste kollegor börjar diskutera något.
 
Använder du de klassiska hörlurarna så hjälp dina kollegor genom att vara noga med att ta av och på dessa under dagen så att det blir lättare för dem som faktiskt vill försöka respektera att du vill sitta ostört till och från.

Ständigt lurar på blir lätt "urholkat" och då kommer folk fram ändå.

Lycka till så hörs vi om en vecka igen!
 

Om du gjort utmaningarna så här långt har du förhoppningsvis ett rensat skrivbord och en mer eller mindre tom inkorg. Nu går vi vidare och avlastar huvudet från en hel del bråte som kanske ligger där och påminner och påminner och säkert ganska ofta när du inte kan göra något åt det.
 
Faktum är att vi inte kan hålla speciellt många saker i huvudet samtidigt. Det blir ganska snabbt "overload" och vi känner oss stressade och glömmer lätt bort saker.
 
Hur fantastisk hjärnan än är på många sätt så har den inte alltid en förmåga att komma ihåg saker just precis NÄR vi behöver komma ihåg.
 
Sättet hjärnan hanterar påminnelser är att loopa dom om och om igen för att vi ska komma ihåg och det är ju lite slöseri med resurser eftersom vi då inte har så mycket kapacitet kvar till att t ex tänka ut nya saker.
 
Så utmaningen den här veckan är att steg 1 försöka tömma huvudet på så mycket som möjligt och steg 2 se till att du framöver samlar in påminnelser på andra ställen än i huvudet.

Gör så här:

Som hjälp för att tömma huvudet kan du göra bifogad övning för att avlasta hjärnan och skapa externa påminnelser.

Framöver ser du till att i så stor utsträckning som möjligt tömma huvudet direkt när det dyker upp något som du vet att du behöva komma ihåg och kanske dessutom behöver bli påmind om vid ett speciellt tillfälle. 
 
Min rekommendation är att försöka styra så mycket som möjligt av dina påminnelser till ett och samma ställe. Ett bra sätt för många av oss som hanterar mejl dagligen är att faktiskt skicka mejl till sig själv, för att sedan bearbeta detta genom att ställa sig frågorna VAD, NÄR, VAR som vi gick igenom förra veckan.

Det finns inbyggda funktioner i många telefoner så som Siri, röstmemo osv där du kan prata in meddelanden och skicka till dig själv. Ibland räcker det också med några ord i rubriken på ett mejl för att du ska känna att du avlastat huvudet för stunden och på ett strukturerat sätt kan ta hand om det när du hanterar dina mejl.  
 
Se också till att andra inte använder dig som sin komihåg-lista. Har du personer i din omgivning som gärna säger "Kan du påminna mig om...", eller i förbifarten vill lämpa över en uppgift på dig så försök att skjuta tillbaka ansvaret genom att be personen sätta en egen påminnelse eller t ex skicka dig ett mejl kring uppgiften för att du ska slippa ha den i huvudet.
 
Redo? 

Lycka till!

Förra veckan handlade utmaningen om att rensa både det fysiska och det digitala skrivbordet. Hoppas att den utmaningen gick bra och att du nu har ett alldeles tomt skrivbord :-).

Den här veckan går vi vidare och både rensar och får kontroll över inkorgen i mailen.

Gör så här:

Skapa en mapp i mailen som t ex heter "Gamla mail till och med 180506" som i skrivande stund är gårdagens datum (Ja, det är meningen att vi ska tömma allt i inkorgen utom det som hunnit komma in nu på morgonen).
 
Nu ska du flytta alla mail från inkorgen till den nyss skapade mappen och beroende på system kan det se lite olika ut. Nedan följer 2 exempel:
 
För Outlook - Om du sorterar dina mail efter datum i inkorgen kan du ställa dig på rubrikerna "Förra veckan", "Två veckor sedan" osv hela vägen till rubriken "Tidigare".

Markera alla dessa rubriker samtidigt genom att hålla nere "Shift" eller ställ dig på rubrikerna en och en. Högerklicka och välj "Flytta". Om din skapade mapp inte dyker upp direkt som ett val kan du klicka på "Annan mapp" så hittar du den i strukturen.

För G-mail -  välj "markera alla", gå till mappsymbolen och välj "Flytta till". Har du något annat mailsystem går det säkert även där att markera alla och flytta till en mapp.

Lätt som en plätt att rensa inkorgen genom att tömma den, men du ska från och med nu se till att få full kontroll över inkorgen och det gör du genom att bearbeta varje inkommande mail och svara på frågorna:

 VAD är nästa steg/nästa konkreta åtgärd med det här mailet? (du fattar ett beslut)

VEM ska göra det? (säkerställ att det verkligen är du - annars tilldela/delegera)

NÄR ska du göra det? (planering och priortering)

VAR hör mailet sedan hemma? (struktur)

Ovanstående frågor innebär att du läser mailet så pass långt att du kan fatta beslut om att t ex:

Slänga - allt som inte kräver någon åtgärd och som inte behöver sparas. OBS! Extra viktigt att tänka på nu när GDPR börjar gälla 25/5.

Svara på/ åtgärda direkt - allt som tar mindre än ca 5 minuter att göra (kan även innebära att aktivt säga nej till något, arkivera i mapp eller t ex delegera till andra som ska/bör göra uppgiften). 

Sätta en påminnelseflagga med datum och tid ifall mailet behöver följas upp senare. 

Skriva upp på "Att Göra"- listan – allt som tar mellan ca 5-30 minuter. Använd helst mailprogrammets uppgiftslista för att lätt kunna sätta påminnelse, markera som slutförd mm. 

Planera in i kalendern – allt som du uppskattar tar mer än ca en halvtimme att göra, eller som måste göras en viss dag eller en viss tid.

När du fattat ett beslut, dvs VAD, konstaterat att det är du (VEM) och eventuellt NÄR du ska åtgärda om inte direkt så är det dags att bestämma ett VAR och flytta mailet från inkorgen!

OBS! Alla mail du flyttade över till en separat mapp när du tömde inkorgen kan du, om det känns nödvändigt, bearbeta på samma sätt som ovan tills du känner att det mesta blivit bearbetat. 
 
Lycka till med veckans utmaning så hörs vi igen nästa måndag och då handlar det om att avlasta huvudet och skapa externa påminnelser.

PS. Vill du veta precis hur du ska jobba i Outlook och på plats få en massa saker gjorda har vi dels en utbildning i Personlig Effektivitet & Outlook den 25/5 och Jobba Effektivare med Outlook som verktyg den 4/6 som du kan läsa mer om här: TimeFinders öppna utbildningar  DS