Web_header_2.0

2018 > 04

För dig som redan jobbar med "Clean Desk Policy" får du istället i uppgift att införa "Clean Desktop Policy" dvs på datorn (mer om det längre ner).

En viktig del när det gäller att kunna fokusera på det du håller på med för tillfället är att det inte finns massa saker som riskerar att distrahera dig. Därför kommer du som en första utmaning få införa en s k  "Clean Desk Policy".

Gör så här:

Rensa bort ALLT som du inte jobbar med för tillfället och se till att skrivbordet blir helt rent.

Har du bara 5 min så lägger du allt i en kartong (eller hög) och stoppar i ett skåp eller ställer ned på golvet och så ser du till att du håller rent på skrivbordet under resten av veckan för att testa hur det känns. Lägg dock gärna också minst 5 min om dagen på att rensa det som du lagt i kartongen (högen).

Har du mer tid så ser du till att gå igenom allt material och lägger in påminnelser i din digitala kalender och skriver upp saker du behöver komma ihåg på en digital att göra listan. 

När du går igenom materialet ser du till att slänga allt som redan finns digitalt, skanna in sånt som du kan behöva tillgång till osv så att du verkligen gör dig av med så mycket som möjligt.

Ett tips är att använda program som OneNote (rekommenderas starkt ifall du använder Microsoft Office då det funkar bra med Outlook och andra Office program) eller Evernote för alla dina anteckningar och sånt du behöver samla på dig framöver.

Måste du spara fysiskt så lägger du de olika dokumenten, lapparna, anteckningarna mm i separata plastmappar för att lätt hålla ordning.

Dessa kan du lägga undan för de ska INTE ligga framme utan du tar fram det du behöver när kalendern eller att göra listan påminner dig.

"Clean Desktop Policy" - Som en "quickfix" skapar du upp en digitalmapp dit du flyttar in alla dokument så att det blir mer eller mindre rent på datorns skrivbord (med undantag för smarta genvägar som du använder dagligen osv).

Lägg sedan minst 5 minuter varje dag på att rensa upp i mappen, skapa genvägar till det du behöver ha snabb tillgång till men se till att genvägarna döljs i en mapp och inte distraherar dig.

OBS! viktiga dokument bör alltid ligga på någon typ av server och du kan istället ha genvägar på datorn för att snabbt hitta till rätt mapp, alltid ha tillgång till det senast uppdaterade och inte riskera att bli av med dokument om datorn kraschar eller blir stulen. Ligger det i molnet (OneDrive, SharePoint, Dropbox mm) kan du synka det du behöver ha på datorn så har du även tillgång när du är offline.

Lycka till!

Nästa måndag kommer utmaning nr 2 om hur du skapar kontroll över inkorgen!

Det finns platser kvar på vår öppna utbildning i Personlig Effektivitet & Outlook den 25/5. Utbildningen kommer att hållas på Drottninggatan 71 i Stockholm. Om du anmäler dig tillsammans med en kollega/vän så får ni båda två 1000 kr rabatt på kursavgiften.