Web_header_2.0

2018

Lite tips i en artikel på Vismas blogg utifrån en intervju med Maria på TimeFinder: Hållbar Effektivitet på jobbet - så gör du

Nu har vi kommit fram till sista utmaningen för den här gången det gäller för hela sommaren och resten av året såklart :-)
 
Inget är så bra för vår effektivitet och vårt välmående som att njuta,  skratta, röra på oss och vila!  
 
Därför får du som en sista utmaning i uppgift att göra just detta. Nedan följer lite konkreta exempel på vad du skulle kunna göra som utmaning kommande vecka och veckor.
 
Gör så här
 
- Njut av allt det härliga som sommar, sol och semester innebär.

- Sov ut på mornarna eller gå upp tidigt för att njuta av stillheten innan allt drar igång.

- Bada, bada, bada! Visst finns det inget härligare än att svalka sig om det är varmt eller att njuta av att komma upp ur vattnet igen ifall det är riktigt kallt :-).

- Spela brädspel eller varför inte ett gammalt hederligt kortspel?

- Ta en tupplur mitt på dagen.

- Lägg dig i hängmattan, på gräsmattan eller i solstolen och läs en bok eller lyssna på en  podcast.

- Ta en långpromenad eller joggingrunda OAVSETT väder!

- Sitt länge vid middagsbordet och bara lyssna på vad din familj eller dina vänner har att berätta.
 

Tack för att du varit med och kämpat på med Veckans Utmaning!
 
Ha en fantastisk sommar!
 
Vill du veta mer om vad TimeFinder erbjuder i form av utbildningar, föreläsningar, individuell coachning mm hittar du våra tjänster och erbjudande under fliken Tjänster högst upp på hemsidan och sen kan du klicka på flikarna till vänster. Eller så klickar du här för att komma dit direkt.
 

Nu är det dags för näst sista utmaningen som handlar om att ta sig tid att tänka.

Det intressanta är att de allra flesta av oss behöver använda vår hjärna för att kunna tänka ut saker när vi är på jobbet. Alltifrån att vår huvuduppgift är att tänka ut smarta lösningar eller idéer till att vi behöver veta vad vi ska säga och göra för att få arbetet att fungera så bra som möjligt. Men hur ofta står det "tid att tänka" i kalendern?


På något sätt förväntas vi bara komma på allt under möten, när vi sitter och skriver en rapport eller förbereder en presentation osv. Ofta dessutom samtidigt som vi håller på med allt det där andra som att kolla mejl, svara i telefon eller prata med en kollega vid skrivbordet mittemot.

Ytterst få av alla de personer jag mött genom åren har ens tänkt tanken att avsätta tid för att tänka trots att det är så otroligt viktigt.

Nu behöver ju inte tänkandet vara kopplat till jobbet utan det kan även handla om att vi tänker och reflekterar kring vår tillvaro i stort. Är vi nöjda med det vi har, är det något vi skulle vilja ändra på och hur skulle vi i så fall kunna göra det. 
 
Gör så här:

Försök att från och med nu avsätta minst 2 timmar varje vecka för att bara tänka. Ja, alltså inte när du samtidigt sitter framför datorn och kollar mejl med telefonen påslagen eller om det är privat, med familj eller vänner runt om kring dig, teven påslagen osv.

Försök verkligen att ge dig själv tid och rätt förutsättningar för att komma in i ett tankeflow och se vilka fantastiska effekter det kan ge.

Några idéer här är att antingen ta en promenad eller springtur samtidigt som du tänker. Dock med möjlighet att på något sätt få ner dina tankar och idéer när de kommer. Se därför till att du t ex har papper och penna med dig, kan prata med Siri eller motsvarande, spela in röstmeddelande eller att du mejlar dig själv.  

En annan idé är att ha din tänkartid samtidigt som du gör något rutinartat som du inte behöver anstränga dig allt för mycket för att klara av. Det finns nämligen studier som visar att om vi låter tankarna vandra samtidigt som vi gör någon "syssla" av enklare eller mer rutinartad karaktär så kommer de kreativa och utvecklande tankarna lättare till oss. T ex om du står och lagar mat, stryker tvätt, kör bil, sorterar något, packar paket eller gör någon rutinartad uppgift på jobbet.

Mina personliga favoriter då jag ofta får mina bästa idéer, svar på olösta problem o s v är:

  • Duschen (jag brukar t o m medvetet ta med mig jobbtankar och ställa mig i duschen).
  • Skogspromenaden med hunden.
  • I bilen när jag kör längre sträckor och inte behöver fokusera så mycket på trafiken i sig (OBS! jag stänger av radion och har Siri på min iPhone redo så att jag kan prata in istället för att skriva när tankarna och idéerna kommer).
  • I en bakåtlutad solstol :-).
     

Utmana dig själv i veckan att avsätta tid för att tänka, både jobbmässigt och privat.

Lycka till så hörs vi snart igen!

Hoppas att du klarade utmaningen under veckan som gick och därmed har en "Att inte göra"-lista!

Nu återstår utmaningen att ibland faktiskt behöva säga nej till förfrågningar osv som faller inom ramen för din nya lista.

Därför handlar utmaning nr 8 om att kanske lite lättare kunna säga nej när det behövs.

För att få tiden att räcka till måste du hela tiden göra medvetna val. När du säger ja till vad andra vill att du ska göra eller medverka i måste du kanske samtidigt säga nej till vad du själv vill eller behöver göra.

Därför vill jag uppmana dig att börja se ditt nej som ett strategiskt val för att faktiskt ha tid och möjlighet att prioritera viktigare saker (även om det bara är för stunden som du ska se i några exempel längre ner).

Det är en sak att skriva på sin "Att inte göra"-lista att man inte ska ta på sig en ny uppgift eller säga nej till släktingar som vill komma på besök och det kan vara en helt annan att faktiskt leverera det där "Tack, men nej tack" eller "Nej, det går tyvärr inte".

Därför kommer veckans utmaning handla om hur du lite lättare kan leverera ett nej och att sen såklart träna hela veckan på att göra det :-).
 

Gör så här:
 

Börja använd "JA!-NEJ-JA?"-modellen!

Vad innebär då den här modellen? Jo, att du istället för att direkt behöva formulera ett nej så börjar du att tala om vad du faktiskt behöver/vill säga ja till. Därefter levererar du ditt nej (eller inte just nu) och som avslutning hjälper du personen vidare på något sätt genom ditt "Ja?".

För att ge några exempel:

"Jag sitter upptagen med den här rapporten just nu och den måste bli klar senast i eftermiddag (JA!) så jag kan tyvärr inte hjälpa dig just nu (NEJ). Om du vill får du gärna komma tillbaka imorgon för då har jag mer tid att kunna hjälpa dig.(JA?)"

"Jag har fullt upp just nu med saker jag behöver prioritera (JA!) så jag hinner tyvärr inte förklara hur du ska göra (NEJ) men jag vet att det finns en jättebra instruktion på intranätet och jag kan skicka länken nu på en gång. (JA?)"

"Här på avdelning W jobbar vi bara med X (JA!) så jag kan tyvärr inte hjälpa dig (NEJ) utan behöver hänvisa dig till person Y på avdelning Z som har hand om de här sakerna. (JA?)" 

"Det vore roligt att ses men just nu har vi väldigt mycket att få ihop på hemmaplan (JA!) så vi får tyvärr tacka nej till ett besök (NEJ) och så kanske vi kan komma till er och hälsa på i sommar istället? (JA?)"

"I år har vi bestämt oss för att ta det lite lugnt (JA!) så det passar tyvärr inte att vi har släktträffen hem hos oss i år (NEJ). Kanske kan vi ses och äta gemensam brunch på en restaurang eftersom vi gärna vill träffas? (JA?)"

Förfrågningar du får på stående fot kan man ibland lyckas avvärja genom att be personen ifråga mejla för att du ska kunna titta på det när du har tid/möjlighet (OBS! här har du inte lovat att du ska göra något, bara att personen ska mejla istället för att du svarar ja eller nej direkt).

Då får du lite betänketid och kan lättare formulera ett eventuellt ja eller nej och dessutom finns möjligheten att det kanske faktiskt aldrig kommer ett mejl.
 
Lycka till så hörs vi snart igen!
 

 

Hoppas att du klarade utmaningen under veckan som gick!

Förhoppningsvis var det inte bara en veckoutmaning utan något som du gör i vardagen så mycket som möjligt.

Nu är det dags för utmaning nummer 7 som handlar om att skapa en "Att inte göra"-lista.

Många är vi som har diverse "Att göra"-listor både på jobbet och hemma, såväl fysiska som digitala eller mentala listor. Men har du någonsin tänkt på att skapa en "Att inte göra"-lista?
 
Är svaret nej? Då är du inte ensam och under veckan som kommer är din utmaning att skapa en!
 
Tanken med att skapa en "Att inte göra"-lista är att frigöra tid och energi till sånt som du faktiskt ska, bör och vill göra!
 
När du väl har skapat din lista kommer du i nästa utmaning få lite tips kring hur du lättare kan säga nej till sånt som faktiskt är uppskrivet på din "Att inte göra"-lista.
 
Om du tycker att det är jobbigt att skriva ner saker som du inte ska göra eller som du framöver faktiskt bör säga nej till så tänk på hur mycket viktigare det är att du i första hand faktiskt får gjort allt det där som står på din verkliga "Att göra"-lista.
 
Gör så här:
Börja med att avsätta en stund för att skapa din lista.
Om listan gäller jobbet så fundera över allt du faktiskt gör i vardagen och vad som kanske inte ingår i din roll/funktion.

OBS! Här gäller det att skilja på när du tar på dig saker som du faktiskt inte ska göra eller när andra utnyttjar din vänlighet osv och på de tillfällen när du såklart ska göra vad du kan för att ställa upp för dina kollegor eller medmänniskor och göra det bästa av vissa situationer.
 
Ibland har du uppgifter eller personer som borde hamna på din "Att inte göra"-lista och när de gör det blir det lättare att säga nej eller åtminstone göra dig själv lite mer svåråtkomlig.
 
Det som händer när du skapat en "Att inte göra"-lista är att du plötsligt blir mer medveten om när dessa situationer, uppgifter eller personer dyker upp och du kan då dessutom ha förberett vad du ska säga eller göra för att lättare hantera situationen.
 
Det kan också handla om saker du gör av slentrian, nyfikenhet eller för att du inte kan säga nej eller orkar fatta ett beslut. Exempel på såna kan vara:

  • Svara på cc-mail - Ett mail där du är på kopiaraden ska vara för kännedom och inte för åtgärd så därför ska du inte behöva svara på dessa.
  • Ringa tillbaka till nummer som ringt dig bara för att du är nyfiken. 
  • Kolla mailen det första du gör på morgonen - Fundera först ifall det faktiskt inte finns viktigare saker att ta tag i först.

Finns det något på din "Att göra"- lista som du faktiskt helt enkelt kan flytta över på din nya "Att inte göra"-lista?

Gör du listan privat så tänker du ut situationer som du kanske lätt hamnar i för att du har svårt att säga nej eller för att du får dåligt samvete om du inte gör det.

Det kan också vara roliga saker men där det helt enkelt blir för mycket av det goda ibland och att det därför, om än tillfälligt, bör hamna på din "Att inte göra"-lista.
 
Lycka till så hörs vi snart igen!

Hoppas att du klarade utmaningen under veckan som gick! Nu är det dags för utmaning nummer 6 och vi är alltså mer än halvvägs igenom alla utmaningar!

Denna veckas utmaning handlar om vikten av att röra på dig för att, förutom att det är allmänt bra för hälsan och välmåendet, även får din hjärna att jobba mer effektivt. T ex genom att öka ditt fokus, din impulskontroll och din förmåga att fatta beslut. Allt detta samtidigt som du kan minska eventuell stress, bromsa upp åldrandet och förebygga sjukdomar som t ex demens och alzheimers.

Kanske är du i rörelse hela dagarna och i så fall är det bara att gratulera och då kan du antingen luta dig tillbaka en stund eller fortsätta jobba med tidigare veckors utmaningar.

För dig som känner igen dig i att du kan bli sittande större delen av dagen så kommer här utmaningen för veckan.
 
Gör så här:
Minst en gång i timmen ska du upp och röra på dig någon/några minuter. Sätt gärna ett diskret alarm så att du inte glömmer bort.

Jobbar du i ett aktivitetsbaserat kontor så testa gärna en ståplats under några timmar minst en gång den här veckan. 

På lunchen ska du avsätta minst 20 minuter för att ta dig ut och promenera eller jogga en runda (detta för att även dagsljuset är så viktigt för vårt välmående). Gör helst detta varje dag men minst 3 gånger under veckan som kommer. Varför inte utmana några kollegor att göra detsamma?

Finns det absolut ingen möjlighet att göra detta under dagtid så får du lägga in det på morgonen eller kvällen. Har du små barn är det inget hinder utan ta med dem på promenaden i vagn, gåendes, sparkandes på sparkcykel eller cyklandes.

Gör helst även någon typ av träningsaktivitet minst en gång denna vecka.

Går du inte på gym så är det bara att sätta igång hemma. Kanske har du t o m ett utegym i närheten av där du bor?

Det finns massor av bra appar och YouTube filmer för att få gratis inspiration. Även om all form av rörelse är bra så är det allra bäst när vi får upp pulsen rejält.

Se också till att under veckan ta varje chans som finns att få "vardagsmotion" i form av att gå i trappor, cykla eller gå till jobbet, dagis, affären osv.

Registrera också hur du känner dig under dagen på jobbet och hur du sover på natten den här veckan. 
 
Lycka till så hörs vi snart igen!

Förra veckan handlade utmaningen om att försöka undvika att andra stör eller avbryter dig när du verkligen behöver fokusera och koncentrera dig på något. Den här veckan går vi vidare till att försöka minska antalet gånger du stör eller avbryter dig själv.
 
Många av oss är otroligt impulsstyrda och till viss del kan vi skylla det på hur vår hjärna fungerar då den är "byggd" för att leta efter saker som förändras i vår omgivning, att reagera på distraktioner och på det som är nytt. Vi hade inte överlevt utan den funktionen för 40 000 år sedan men i dagens samhälle ställer den ganska ofta till det för oss, speciellt när vi verkligen behöver kunna sitta fokuserat och koncentrerat med en sak i taget. 
 
Genom att lära dig hur du kan göra för att övervinna impulsen att hoppa från det ena till det andra kommer du bli bättre på att fokusera på en sak i taget och minska eventuell stress.
 
Eftersom vi har lovat att dessa utmaningar ska vara enkla och mindre tidskrävande så kommer här ett antal tips som bara tar några minuter att genomföra men som kan göra stor skillnad.

 

Gör så här:
 

Börja med att stänga av så många notiser, "pop-up", ljud osv som möjligt på datorn, mobilen och surfplattan. Gör det helst inte bara i stunden utan försök behålla dessa inställningar framöver.

Se också till att under veckan som kommer helt enkelt stänga ner mejlprogrammet, sätt telefonen på ljudlöst och lägg undan den om du bestämt dig för att ägna din uppmärksamhet åt något särskilt under t ex en halvtimme eller en timme. 

Bestäm dig sedan för att vid minst tre tillfällen varje dag försöka hindra en impuls som säger att du bara måste kolla mejlen, växla mellan arbetsuppgifter, kolla Instagram, titta på telefonen eller vad det nu kan vara.
 
En väldigt bra metod för att bli mindre impulsstyrd är att utöva mindfulness. Nedan följer därför en enkel andningsövning. 

 

Blunda och ta ett djupt andetag.
Bestäm dig för att under någon minut följa ett andetag i taget med hela din uppmärksamhet.
Bli medveten om hur det känns när du andas in och när du andas ut.
Följ andetaget hela vägen in och hela vägen ut.
Om tankarna glider iväg på annat håll är det bara att notera det och gå tillbaka till att fokusera uppmärksamheten på själva andetaget.
 

 

Detta är en bra övning för att träna upp din impulskontroll och därmed även din fokus- och koncentrationsförmåga. När du fokuserar på andetaget övar du upp din förmåga att hålla kvar uppmärksamheten på en sak i taget.
 
Övningen är också bra att göra ifall du känner att stressen kommer krypande. Att andas långsamt och djupt har en direkt lugnande effekt på hjärnan och kroppen och du kan tänka klarare och slappna av bättre. Gör gärna denna övning några gånger om dagen. Börja med någon minut per gång och försök att efter hand förlänga tiden.
 
Kom ihåg att ha tålamod och ta det ett steg i taget. Varje gång du lyckas hindra en impuls eller pausa och fokusera på något eller några andetag är jättebra!

Lycka till!


 

En otroligt vanlig orsak till att vi har svårt att fokusera och koncentrera oss på arbetsplatsen är att vi ständigt blir avbrutna. Till stor del av oss själva (det kommer ytterligare en utmaning på temat lite längre fram) men också att andra "stör"/avbryter oss när vi är mitt uppe i något.
 
Detta gäller oftast oavsett i vilken typ av kontorsmiljö vi sitter men det kan vara lite olika knep som vi behöver ta till för att kunna sitta ostört.
 
Har du ett eget rum och kan stänga dörren så gör det vid behov och sätt en tydlig lapp på dörren om när du blir tillgänglig igen.
 
Sitter du i ett klassiskt kontorslandskap så försök i första hand att sätta dig i ett tyst rum, konferensrum eller liknande.

Det är tyvärr inte helt ovanligt att det är stor brist på rum eller utrymmen att sätta sig i för fokusarbete.

Så kanske kan det vara en idé att göra som ABB i Olofström och inför stör-ej-systemet Flowlight med gröna eller röda lampor som "läser av" vad du håller på med för tillfället och signalerar utifrån det. Dock verkar detta än så länge vara på utvärderingsstadium och inte helt tillgängligt på marknaden än. Läs mer här: https://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=1650&artikel=6924472 

Behöver du vara kvar på arbetsplatsen kan det vara ett knep att sätta sig på ett annat våningsplan eller helt enkelt byta plats med en kollega på en annan avdelning. Vitsen med det här är att du dels inte kommer att bli avbruten lika mycket av andra som har frågor till dig och dels att samtalen som kanske pågår runt dig är irrelevanta. Det blir då lättare för hjärnan att koppla bort samtalen runt omkring eftersom det inte berör dig på samma sätt som de kan göra när dina närmaste kollegor börjar diskutera något.
 
Använder du de klassiska hörlurarna så hjälp dina kollegor genom att vara noga med att ta av och på dessa under dagen så att det blir lättare för dem som faktiskt vill försöka respektera att du vill sitta ostört till och från.

Ständigt lurar på blir lätt "urholkat" och då kommer folk fram ändå.

Lycka till så hörs vi om en vecka igen!
 

Om du gjort utmaningarna så här långt har du förhoppningsvis ett rensat skrivbord och en mer eller mindre tom inkorg. Nu går vi vidare och avlastar huvudet från en hel del bråte som kanske ligger där och påminner och påminner och säkert ganska ofta när du inte kan göra något åt det.
 
Faktum är att vi inte kan hålla speciellt många saker i huvudet samtidigt. Det blir ganska snabbt "overload" och vi känner oss stressade och glömmer lätt bort saker.
 
Hur fantastisk hjärnan än är på många sätt så har den inte alltid en förmåga att komma ihåg saker just precis NÄR vi behöver komma ihåg.
 
Sättet hjärnan hanterar påminnelser är att loopa dom om och om igen för att vi ska komma ihåg och det är ju lite slöseri med resurser eftersom vi då inte har så mycket kapacitet kvar till att t ex tänka ut nya saker.
 
Så utmaningen den här veckan är att steg 1 försöka tömma huvudet på så mycket som möjligt och steg 2 se till att du framöver samlar in påminnelser på andra ställen än i huvudet.

Gör så här:

Som hjälp för att tömma huvudet kan du göra bifogad övning för att avlasta hjärnan och skapa externa påminnelser.

Framöver ser du till att i så stor utsträckning som möjligt tömma huvudet direkt när det dyker upp något som du vet att du behöva komma ihåg och kanske dessutom behöver bli påmind om vid ett speciellt tillfälle. 
 
Min rekommendation är att försöka styra så mycket som möjligt av dina påminnelser till ett och samma ställe. Ett bra sätt för många av oss som hanterar mejl dagligen är att faktiskt skicka mejl till sig själv, för att sedan bearbeta detta genom att ställa sig frågorna VAD, NÄR, VAR som vi gick igenom förra veckan.

Det finns inbyggda funktioner i många telefoner så som Siri, röstmemo osv där du kan prata in meddelanden och skicka till dig själv. Ibland räcker det också med några ord i rubriken på ett mejl för att du ska känna att du avlastat huvudet för stunden och på ett strukturerat sätt kan ta hand om det när du hanterar dina mejl.  
 
Se också till att andra inte använder dig som sin komihåg-lista. Har du personer i din omgivning som gärna säger "Kan du påminna mig om...", eller i förbifarten vill lämpa över en uppgift på dig så försök att skjuta tillbaka ansvaret genom att be personen sätta en egen påminnelse eller t ex skicka dig ett mejl kring uppgiften för att du ska slippa ha den i huvudet.
 
Redo? 

Lycka till!

Förra veckan handlade utmaningen om att rensa både det fysiska och det digitala skrivbordet. Hoppas att den utmaningen gick bra och att du nu har ett alldeles tomt skrivbord :-).

Den här veckan går vi vidare och både rensar och får kontroll över inkorgen i mailen.

Gör så här:

Skapa en mapp i mailen som t ex heter "Gamla mail till och med 180506" som i skrivande stund är gårdagens datum (Ja, det är meningen att vi ska tömma allt i inkorgen utom det som hunnit komma in nu på morgonen).
 
Nu ska du flytta alla mail från inkorgen till den nyss skapade mappen och beroende på system kan det se lite olika ut. Nedan följer 2 exempel:
 
För Outlook - Om du sorterar dina mail efter datum i inkorgen kan du ställa dig på rubrikerna "Förra veckan", "Två veckor sedan" osv hela vägen till rubriken "Tidigare".

Markera alla dessa rubriker samtidigt genom att hålla nere "Shift" eller ställ dig på rubrikerna en och en. Högerklicka och välj "Flytta". Om din skapade mapp inte dyker upp direkt som ett val kan du klicka på "Annan mapp" så hittar du den i strukturen.

För G-mail -  välj "markera alla", gå till mappsymbolen och välj "Flytta till". Har du något annat mailsystem går det säkert även där att markera alla och flytta till en mapp.

Lätt som en plätt att rensa inkorgen genom att tömma den, men du ska från och med nu se till att få full kontroll över inkorgen och det gör du genom att bearbeta varje inkommande mail och svara på frågorna:

 VAD är nästa steg/nästa konkreta åtgärd med det här mailet? (du fattar ett beslut)

VEM ska göra det? (säkerställ att det verkligen är du - annars tilldela/delegera)

NÄR ska du göra det? (planering och priortering)

VAR hör mailet sedan hemma? (struktur)

Ovanstående frågor innebär att du läser mailet så pass långt att du kan fatta beslut om att t ex:

Slänga - allt som inte kräver någon åtgärd och som inte behöver sparas. OBS! Extra viktigt att tänka på nu när GDPR börjar gälla 25/5.

Svara på/ åtgärda direkt - allt som tar mindre än ca 5 minuter att göra (kan även innebära att aktivt säga nej till något, arkivera i mapp eller t ex delegera till andra som ska/bör göra uppgiften). 

Sätta en påminnelseflagga med datum och tid ifall mailet behöver följas upp senare. 

Skriva upp på "Att Göra"- listan – allt som tar mellan ca 5-30 minuter. Använd helst mailprogrammets uppgiftslista för att lätt kunna sätta påminnelse, markera som slutförd mm. 

Planera in i kalendern – allt som du uppskattar tar mer än ca en halvtimme att göra, eller som måste göras en viss dag eller en viss tid.

När du fattat ett beslut, dvs VAD, konstaterat att det är du (VEM) och eventuellt NÄR du ska åtgärda om inte direkt så är det dags att bestämma ett VAR och flytta mailet från inkorgen!

OBS! Alla mail du flyttade över till en separat mapp när du tömde inkorgen kan du, om det känns nödvändigt, bearbeta på samma sätt som ovan tills du känner att det mesta blivit bearbetat. 
 
Lycka till med veckans utmaning så hörs vi igen nästa måndag och då handlar det om att avlasta huvudet och skapa externa påminnelser.

PS. Vill du veta precis hur du ska jobba i Outlook och på plats få en massa saker gjorda har vi dels en utbildning i Personlig Effektivitet & Outlook den 25/5 och Jobba Effektivare med Outlook som verktyg den 4/6 som du kan läsa mer om här: TimeFinders öppna utbildningar  DS

För dig som redan jobbar med "Clean Desk Policy" får du istället i uppgift att införa "Clean Desktop Policy" dvs på datorn (mer om det längre ner).

En viktig del när det gäller att kunna fokusera på det du håller på med för tillfället är att det inte finns massa saker som riskerar att distrahera dig. Därför kommer du som en första utmaning få införa en s k  "Clean Desk Policy".

Gör så här:

Rensa bort ALLT som du inte jobbar med för tillfället och se till att skrivbordet blir helt rent.

Har du bara 5 min så lägger du allt i en kartong (eller hög) och stoppar i ett skåp eller ställer ned på golvet och så ser du till att du håller rent på skrivbordet under resten av veckan för att testa hur det känns. Lägg dock gärna också minst 5 min om dagen på att rensa det som du lagt i kartongen (högen).

Har du mer tid så ser du till att gå igenom allt material och lägger in påminnelser i din digitala kalender och skriver upp saker du behöver komma ihåg på en digital att göra listan. 

När du går igenom materialet ser du till att slänga allt som redan finns digitalt, skanna in sånt som du kan behöva tillgång till osv så att du verkligen gör dig av med så mycket som möjligt.

Ett tips är att använda program som OneNote (rekommenderas starkt ifall du använder Microsoft Office då det funkar bra med Outlook och andra Office program) eller Evernote för alla dina anteckningar och sånt du behöver samla på dig framöver.

Måste du spara fysiskt så lägger du de olika dokumenten, lapparna, anteckningarna mm i separata plastmappar för att lätt hålla ordning.

Dessa kan du lägga undan för de ska INTE ligga framme utan du tar fram det du behöver när kalendern eller att göra listan påminner dig.

"Clean Desktop Policy" - Som en "quickfix" skapar du upp en digitalmapp dit du flyttar in alla dokument så att det blir mer eller mindre rent på datorns skrivbord (med undantag för smarta genvägar som du använder dagligen osv).

Lägg sedan minst 5 minuter varje dag på att rensa upp i mappen, skapa genvägar till det du behöver ha snabb tillgång till men se till att genvägarna döljs i en mapp och inte distraherar dig.

OBS! viktiga dokument bör alltid ligga på någon typ av server och du kan istället ha genvägar på datorn för att snabbt hitta till rätt mapp, alltid ha tillgång till det senast uppdaterade och inte riskera att bli av med dokument om datorn kraschar eller blir stulen. Ligger det i molnet (OneDrive, SharePoint, Dropbox mm) kan du synka det du behöver ha på datorn så har du även tillgång när du är offline.

Lycka till!

Nästa måndag kommer utmaning nr 2 om hur du skapar kontroll över inkorgen!

Det finns platser kvar på vår öppna utbildning i Personlig Effektivitet & Outlook den 25/5. Utbildningen kommer att hållas på Drottninggatan 71 i Stockholm. Om du anmäler dig tillsammans med en kollega/vän så får ni båda två 1000 kr rabatt på kursavgiften.

En sista "puff" för utbildningen i Personlig Effektivitet & Outlook i samarbete med Inhouse. Anmälningstiden har gått ut men det finns fortfarande 2 platser kvar så hör av dig under veckan om du vill vara med.

Personlig Effektivitet & Outlook 1/2

Tillsammans med Inhouse ordnar TimeFinder en utbildning i Personlig Effektivitet & Outlook för Executive Assistants och VD-assistenter. Sista anmälningsdag 19/1. Läs mer om utbildningen här: Personlig Effektivitet & Outlook