Web_header_2.0

Veckans utmaning nr 2: Att skapa kontroll över inkorgen

Förra veckan handlade utmaningen om att rensa både det fysiska och det digitala skrivbordet. Hoppas att den utmaningen gick bra och att du nu har ett alldeles tomt skrivbord :-).

Den här veckan går vi vidare och både rensar och får kontroll över inkorgen i mailen.

Gör så här:

Skapa en mapp i mailen som t ex heter "Gamla mail till och med 180506" som i skrivande stund är gårdagens datum (Ja, det är meningen att vi ska tömma allt i inkorgen utom det som hunnit komma in nu på morgonen).
 
Nu ska du flytta alla mail från inkorgen till den nyss skapade mappen och beroende på system kan det se lite olika ut. Nedan följer 2 exempel:
 
För Outlook - Om du sorterar dina mail efter datum i inkorgen kan du ställa dig på rubrikerna "Förra veckan", "Två veckor sedan" osv hela vägen till rubriken "Tidigare".

Markera alla dessa rubriker samtidigt genom att hålla nere "Shift" eller ställ dig på rubrikerna en och en. Högerklicka och välj "Flytta". Om din skapade mapp inte dyker upp direkt som ett val kan du klicka på "Annan mapp" så hittar du den i strukturen.

För G-mail -  välj "markera alla", gå till mappsymbolen och välj "Flytta till". Har du något annat mailsystem går det säkert även där att markera alla och flytta till en mapp.

Lätt som en plätt att rensa inkorgen genom att tömma den, men du ska från och med nu se till att få full kontroll över inkorgen och det gör du genom att bearbeta varje inkommande mail och svara på frågorna:

 VAD är nästa steg/nästa konkreta åtgärd med det här mailet? (du fattar ett beslut)

VEM ska göra det? (säkerställ att det verkligen är du - annars tilldela/delegera)

NÄR ska du göra det? (planering och priortering)

VAR hör mailet sedan hemma? (struktur)

Ovanstående frågor innebär att du läser mailet så pass långt att du kan fatta beslut om att t ex:

Slänga - allt som inte kräver någon åtgärd och som inte behöver sparas. OBS! Extra viktigt att tänka på nu när GDPR börjar gälla 25/5.

Svara på/ åtgärda direkt - allt som tar mindre än ca 5 minuter att göra (kan även innebära att aktivt säga nej till något, arkivera i mapp eller t ex delegera till andra som ska/bör göra uppgiften). 

Sätta en påminnelseflagga med datum och tid ifall mailet behöver följas upp senare. 

Skriva upp på "Att Göra"- listan – allt som tar mellan ca 5-30 minuter. Använd helst mailprogrammets uppgiftslista för att lätt kunna sätta påminnelse, markera som slutförd mm. 

Planera in i kalendern – allt som du uppskattar tar mer än ca en halvtimme att göra, eller som måste göras en viss dag eller en viss tid.

När du fattat ett beslut, dvs VAD, konstaterat att det är du (VEM) och eventuellt NÄR du ska åtgärda om inte direkt så är det dags att bestämma ett VAR och flytta mailet från inkorgen!

OBS! Alla mail du flyttade över till en separat mapp när du tömde inkorgen kan du, om det känns nödvändigt, bearbeta på samma sätt som ovan tills du känner att det mesta blivit bearbetat. 
 
Lycka till med veckans utmaning så hörs vi igen nästa måndag och då handlar det om att avlasta huvudet och skapa externa påminnelser.

PS. Vill du veta precis hur du ska jobba i Outlook och på plats få en massa saker gjorda har vi dels en utbildning i Personlig Effektivitet & Outlook den 25/5 och Jobba Effektivare med Outlook som verktyg den 4/6 som du kan läsa mer om här: TimeFinders öppna utbildningar  DS

Nyhetsarkiv