Tips för bättre mappstruktur i mejlen

Lite sent in i vecka 2 kommer här lite tips om mappstrukturen i mejlen.

Om du inte alls jobbat med mappar tidigare är tipset att skapa ett antal iallafall för att inte varje gång behöva söka igenom precis varenda mejl.

Har du väldigt många mappar är tipset att faktiskt minska ner på dessa och från och med nu istället sortera in mejlen lite grövre.

Säg att du t ex för ett projekt i nuläget har flera undermappar så kanske det räcker att "kollapsa" mappstrukturen (har du Outlook så klickar du på den lilla pilen bredvid den översta mappen så göms de underliggande mapparna) och börja lägga alla mejl i den mer övergripande projektmappen.

OBS! Du behöver alltså inte hålla på att rensa utan låt det gamla ligga kvar och börja med att sortera in på en "högre nivå".

För alla mejl som du bara tillfälligt behöver spara kan det vara smart att ha en mapp som heter "Temporär att slänga" och så kan du t ex en gång i halvåret gå in i denna mapp och slänga det mesta för då har du redan tidigare fattat det beslutet.

För allt som kan vara bra att ha men som inte måste sorteras in har jag en mapp som helt enkelt bara heter "Bearbetade mejl". Jag vet att jag lätt kan hitta vad jag söker genom att använda sökfunktionen så här kan det ligga tusentals mejl huller om buller.

Det viktiga är att jag inte har detta i inkorgen för när inkorgen är tom så vet jag att det inte kan dyka upp några obehagliga överraskningar eller att jag kommer att kolla ett mejl 4-5 gånger utan att egentligen ha agerat på det...

Jag har ju bearbetat alla mina mejl innan de lämnade inkorgen. Är det något jag ska agera på så känner jag mig helt trygg i att det mejlet kommer dyka upp som en kalenderbokning, en uppgift eller ett flaggat mejl.

Nyhetsarkiv